Die Aufgaben der wichtigsten Steuerungsgremien werden im VFH Vertrag und in dem Beschluss 08-01 aus der Verbundversammlung vom 25. Juni 2008 festgelegt:
Der VFH Vertrag „Vereinbarung zum Hochschulverbund VFH“ regelt in § 3 die Organisation und Organisationsstruktur des Verbundes wie folgt: „Der Verbund hat folgende Organisationsstruktur: die Versammlung der Verbundhochschulen und seine Vorsitzende oder seinen Vorsitzenden, der oder dem das Zentrale Servicebüro zugeordnet ist.“.
Die Zusammensetzung, Aufgaben / Befugnisse und Beschlussfassung werden in § 4 „Versammlung der Verbundhochschulen“ definiert:
- (1) Jede Verbundhochschule entsendet ein Mitglied ihrer Hochschulleitung in die Versammlung der Verbundhochschulen.
- (2) Jede Verbundhochschule, die in mindestens einem VFH-Online-Studiengang immatrikulierte Studierende hat, hat in der Versammlung der Verbundhochschulen eine Stimme.
- (3) Die Versammlung der Verbundhochschulen entscheidet in allen Grundsatzfragen. Hierzu zählen insbesondere die Entscheidung über das Angebot von gemeinsamen Studiengängen und die Einrichtung von Fachausschüssen, die Entscheidung über Grundsätze zur Verwendung von Einnahmen, die Entscheidung über Grundsätze zur Evaluation und Akkreditierung, die Aufnahme von neuen Verbundhochschulen sowie über andere Grundsatzangelegenheiten des Verbundes.
- (4) Sonstige Aufgaben und Befugnisse kann die Versammlung durch Beschluss auf die Vorsitzende oder den Vorsitzenden oder sonstige Gremien übertragen.
- (5) Für Beschlüsse sind die Stimmen von mindestens der Hälfte der Mitglieder notwendig, sofern diese Vereinbarung nicht eine qualifizierte Mehrheit vorschreibt.
- (6) Die Entscheidungen über die in Absatz 3 aufgezählten Grundsatzfragen müssen mit Zweidrittelmehrheit aller stimmberechtigten Mitglieder gefällt werden, sofern nicht in dieser Vereinbarung Einstimmigkeit vorgeschrieben ist.
- (7) Sonstige Entscheidungen bedürfen der einfachen Mehrheit. Stimmengleichheit bedeutet Ablehnung. Stimmenthaltungen werden nicht berücksichtigt.
- (8) Beschlüsse können auch im Umlaufverfahren getroffen werden.
- (9) Die Versammlung der Verbundhochschulen findet mindestens einmal pro Kalenderjahr statt. Sie wird von der Vorsitzenden oder dem Vorsitzenden einberufen. Weitere Einzelheiten werden in einer Geschäftsordnung geregelt.
- § 5 „Vorsitz“ wiederum regelt die Wahl und die Aufgaben des Vorsitzenden und
- in § 6 wird die Unterstützung durch das Zentrale Servicebüro festgelegt.
In der Verbundversammlung vom 25. Juni 2008 wurden in dem Beschluss 08-01 „Gremien des Hochschulverbundes Virtuelle Fachhochschule“ die Aufgaben und Ziele der Fachausschüsse und Fachverbünde folgendermaßen geregelt: